Utvecklingsdagar - Ansvar och Uppdrag för lagledare/lagbasar

Detta utvecklingsprogram är skräddarsytt för att tydliggöra lagledarskapets ofta oskrivna mellanställning, skapa klara ansvarsavgränsningar och rättvisande uppdragsbeskrivningar för en av branschens viktigaste yrkeskategorier. Det är också avsett att ge deltagarna grundläggande arbetsmiljö- och ledarskapsutbildning och träning i att hantera vardagsnära ansvarsfrågor. Utbildningen ger också deltagarna grundläggande kunskaper i att möta och ta vara på kunden.

Vi erbjuder oss att utföra ett utvecklingsprogram enligt nedan baserat på 3 halvdagsupplägg för lagledare och 1 heldag för samtliga lagmedlemmar ingående i de aktuella lagledarnas arbetslag. Det är också möjligt att bara genomföra själva lagbasutbildningen som en heldag och en halvdag, d v s utan efterföljande inspirationsdag för alla lagmedlemmar.

Programmet genomförs som uppdragsutbildning, på plats ute hos Ert företag/ förvaltning. Detta program är beräknat för ca 12-15 lagledare och heldagen ca 60 personer. Lagbasutbildningen har vi t ex nyligen genomfört för 13 st lagbasar hos Tranemo Trädgårdstjänst AB.

En inledande halvdag, 8-13 med temat KARTLÄGGNING. Efter ett inledande föredrag om upplägget och lagledarens unika mellanställning i organisationen får varje lagledare beskriva sina arbetsuppgifter i en verksamhetstårta, se bilaga och där också markera hur mycket tid varje uppgift tar (relativt sett), hur angelägen uppgiften känns och vilken positiv eller negativ arbetsglädje arbetsuppgiften medför. Efteråt får varje lagledare föra över sina uppgifter till en verksamhetskarta för att se om det som tar mycket tid också är angelägna uppgifter, liksom var de negativa sidorna av arbetet ligger. Efter frukost får alla fem lagledarna till uppgift att smälta samman sina fem olika verksamhetstårtor till en enda för hela gruppen. Här uppstår diskussioner som får fortsätta när hela gruppen därefter får föra över den gemensamma verksamhetstårtan till en gemensam verksamhetskarta. Ytterligare ett moment är ett föredrag med en utblick med exempel från hur andra företag och förvaltningar organiserat lagledarskapen och vilka uppgifter som vanligtvis tilldelas lagledare. Den senare delen av första dagen ägnas frågan om ansvarsfördelning. Lagledarna och driftchefen får beskriva hur det skrivna och oskrivna regelverket ser ut idag avseende ansvar och befogenheter, kring ekonomi, pa-adm, arbetsmiljö och teknik. Även här används tårtmodellen, med en ansvarstårta istället för en verksamhetstårta. Sist men inte minst hinner vi också med en omvärldsanalys i grupparbetsform - vad är våra starka och svaga sidor? Vilka hot och möjligheter påverkas vi av?
" Till den andra halvdagen, 8-13, med temat ANALYS, ansluter f d arbetsmiljöinspektören Bernt Rosengren. Dagen inleds med att undertecknad i strukturerad form presenterar fynden från första dagen, i form av nulägesskisser på varje lagledares egen beskrivning av sitt uppdrag och gruppens gemensamma egenbeskrivning av lagledaruppdraget. Dessa fylls nu på med egenbeskrivningarna från första dagen kring ansvarsförhållandena i nuläget. Bernt Rosengren inleder med att gå igenom arbetsmiljölagens bestämmelser, med tonvikt på systematiskt arbetsmiljöarbete och fördelning av arbetsmiljöansvaret inom företaget. Han ger också i ett impulsföredrag sin syn på lagledarskapet i allmänhet och gruppens egenbeskrivningar av uppdraget. Han tar även upp fallgroparna och svårigheterna kring att både vara ledare och en i laget, kring vardagens slentrian, oskrivna regelverk, informella strukturer och hur man både är tydlig, klarar av att lyssna och kan föra även svåra samtal. Därefter får gruppen en diskussionsuppgift just kring det ovan relaterade. Den senare delen av den andra dagen kretsar kring det som kanske saknas och borde läggas till i egenbeskrivningarna av lagledaruppdragen och det som kanske är med i beskrivningarna men kanske egentligen hör hemma någon annan stans i organisationen. Gruppen får med Bernt och undertecknad som bollplank "tackla" ett antal frågor och motivera sina ställningstaganden.
" Den tredje och avslutande halvdagen, kl 7-12, med temat KLARGÖRING, inleds med att undertecknad har kompletterat och likriktat de individuella egenbeskrivningarna i syfte att uppnå klara och enkla uppdragsbeskrivningar som inte kan missförstås, speglar verkliga behov och uppgifter samt innehåller förslag till ansvarsfördelning/ ansvarsavgränsningar. Varje lagledare får nu jämföra sin egen egenbeskrivning av uppdraget med det framtagna förslaget och diskutera detta med gruppen och konsulten. Därefter får gruppen göra en gemensam konsekvensanalys av hela det nya förslaget med uppdragsbsrkviningar, ansvarsfördelning och andra tydliggöranden jämfört med det nuvarande skrivna och oskrivna regelverket. Analysen görs som grupparbete enligt SWOT-modellen, hot och möjligheter, styrka och svagheter. Gruppen arbetar tillsammans med konsulten in nödvändiga ändringar och får därefter också svara på vilka åtgärder som behöver vidtagas för att det slutliga förslaget skall kunna implementeras i organisationen. Sist men inte minst får deltagarna också en inblick i aktiv försäljning och kundvård genom ett föredrag om " att möta och ta vara på kunden".
Den fjärde dagen är en heldag 8-15.30, en KICK-OFF och engagemangsskapande dag för alla lagmedlemmar i de aktuella arbetslagen inklusive lagledarna.
Dagen inleds med gruppindelning - varje arbetslag utgör en grupp. Utgångspunkt -avstamp i dagsläget. Genom att låta frågan om vad som är positivt respektive negativt med arbetet i laget idag gå runt får vi en första plattform att stå på.
Verksamhetskartläggning med Verksamhetstårtan. Under denna gruppövning får varje lagmedlem skriva ned vad den uppfattar sig ha för arbetsuppgifter, hur mycket tid relativt sett dessa tar och vilken arbetsglädje positivt eller negativt som de olika arbetsuppgifterna medför.
Verksamhetskartan - hur ser den ut egentligen? Varje deltagare får nu föra in värdena från verksamhetstårtorna på en verksamhetskarta. Var hamnar träffarna? Är det som tar mycket tid också angelägna arbetsuppgifter? Det som är mindre viktigt, tar det verkligen inte så mycket tid? Var finns arbetsglädjen?
Vad kan man göra för att få mer tid över för angelägna uppgifter? Hur kan de negativt påverkande arbetsuppgifterna minimeras och arbetsglädjen stärkas? Konsulten håller ett impulsföredrag och ger utblickar i verkligheten genom exempel från andra förvaltningar och företag.
Fast tilldelning av maskiner, fordon och redskap som utnyttjas kontinuerligt. Rutiner för gemensamma fordon och maskiner. Vilka rutiner behövs? Rutiner för service och reparationer behövs också. Vad kostar våra maskiner och fordon och hur kan vi hålla kostnaderna i schack? Ett arbetspass kring rutiner, maskinfrågor, underhåll och kostnadsdrivande faktorer.
Veckomöte för arbetsplanering och kommunikation i gruppen. För god inre kommunikation och för att skapa förutsättningar för en god arbetsplanering med framförhållning bör arbetslaget samlas till ett inplanerat möte varje vecka. Vad skall detta möte innehålla? När skall det hållas. Vad skall föras vidare uppåt i organisationen, återrapporteras.
Lagledarskapet- vad innebär det, vilka krav ställs på lagledare och driftchef, vad innebär tillsynsansvaret för arbetsmiljön i vardagsarbetet, mellanställningens dilemma och fördelar. Vilka förändringar och klargöringsbehov har lagbasgruppen i utvecklingsdagarna kommit fram till? Vad innebär förändringarna för oss i lagen?
Spilltider -produktionsbortfall. Vi har ännu inte kommit in på en brännande viktig fråga och det är frågan om hur man minskar spilltiderna och därmed insatstiden totalt ute på respektive arbetsplats . Hur ser det ut under en normal arbetsdag? Var finns avbrotten och hur kan vi minska ställtiderna i det egna arbetslaget? Ett arbetspass om logistik och effektivetshöjning. I ett efterförljande grupparbete får arbetslagen diskutera och redovisa : Hur kan vi arbeta effektivare i arbetslagen.
Uppsummering av dagen och avslutning.
Under eftermiddagen denna sista dag medverkar förutom konsulten även f d arbetsmiljöinspektören Bernt Rosengren.

« Tillbaka